So profitieren Sie im Rechnungswesen von der Digitalisierung

Laut einer repräsentativen Umfrage des Digitalverbands Bitkom hat für mehr als 8 von 10 Unternehmen (84 Prozent) die Digitalisierung durch die Corona-Pandemie für das eigene Unternehmen an Bedeutung gewonnen. 97 Prozent der befragten Unternehmen sehen die Digitalisierung als Chance für das eigene Unternehmen.

Auch im Rechnungswesen findet eine Digitale Transformation statt: Unternehmen überprüfen ihre bisherigen Prozesse und bilden sie optimiert digital ab.

In diesem Beitrag werden Möglichkeiten zur Digitalisierung im Rechnungswesen beschrieben.

Digitalisierung als Voraussetzung für die Digitale Transformation

Ziel der Digitalisierung ist die Umwandlung analoger Daten in digitale Formate. Es können aber auch ganze Geschäftsprozesse und Geschäftsbereiche digitalisiert werden. Diese lassen sich automatisieren.

Unternehmen sollten die Chance nutzen und ihre bestehenden Prozesse nicht einfach digital abbilden. Stattdessen sollten sie die bestehenden Prozesse hinterfragen und optimiert digital umsetzen (Digitale Transformation).

Ziel der Digitalisierung

Ziel der Digitalisierung und der Digitalen Transformation ist eine Steigerung der Effizienz: Kosten werden z.B. durch eine Vermeidung von Fehlern reduziert, die Qualität gesteigert und Zeit eingespart. Dies wird durch eine Automatisierung der Geschäftsprozesse noch zusätzlich unterstützt.

Dabei geht es nicht um den Abbau von Arbeitsplätzen. Vielmehr erhalten die Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren und ggf. neue wichtige Aufgaben zu übernehmen. So kann das Rechnungswesen z.B. die Geschäftsführung noch zielgerichteter mit wichtigen Informationen zur Steuerung des Unternehmens versorgen.

Digitalisierungsmöglichkeiten im Rechnungswesen

Das Rechnungswesen bietet gleich eine Reihe an Möglichkeiten, Arbeitsschritte zu digitalisieren und zu automatisieren: Es werden viele Aufgaben regelmäßig wiederholt und ihre Bearbeitung ist z.T. sehr zeitintensiv.

Nachfolgend werden beispielhaft einige Möglichkeiten beschrieben, wie z.B. Rechnungen, Mahnungen und Zahlungsavise digital verschickt sowie elektronische Rechnungen und Bankauszüge nach vordefinierten Regeln verarbeitet werden können.

1. Transparente Rechnungsbearbeitung durch Workflowlösungen

Workflowlösungen erlauben es, z.B. Rechnungseingangsprozesse elektronisch abzubilden und zu optimieren. Ein einheitlicher Prozess, bei dem die Rechnung freigegeben, verbucht und archiviert wird, spart Zeit und Kosten. Rechnungen gehen nicht verloren, Bearbeiter und Bearbeitungsstand lassen sich schnell ermitteln. Die Anbindung an ein Archivsystem, mit dem revisionssicher archiviert werden kann, unterstützt die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten.

Gerade während der Corona-Pandemie zeigen sich aber noch zwei weitere Vorteile:
1. Mitarbeiter im Homeoffice können direkt auf digitale Rechnungen zugreifen. Hinweis: Auf Papierrechnungen kann im Home-Office nie zugegriffen werden
2. Da die Informationen transparent für alle am Prozess Beteiligten sind, unterstützen Workflowlösungen auch flexible Arbeitszeitmodelle.

2. Verarbeitung von Bankauszügen nach vordefinierten Regeln

Bankauszüge manuell in einer Finanzbuchhaltungssoftware zu erfassen und anschließend z.B. die erfassten Zahlungen mit den Rechnungen auszugleichen, bedeutet viel Arbeit mit einem entsprechend hohen Fehlerrisiko. Bei einer Verarbeitung der Zahlungen, Rücklastschriften etc. nach fest vorgegebenen Regeln (Bankauszugsverarbeitung) kann sich die Buchhaltung auf die Auswertung der Daten konzentrieren.

3. Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.1

Mit Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.1 können auch kleinere und mittelständische Unternehmen ihre Bearbeitungskosten deutlich senken und bestehende Prozesse optimieren.

Die Rechnungen werden per E-Mail verschickt. Da es sich um ein Standardformat handelt, kann der Empfänger sie problemlos einlesen, einfach prüfen und verarbeiten. Dies spart sowohl dem Absender als auch dem Empfänger Zeit und Kosten.

4. Elektronischer Versand von Mahnbriefen und Zahlungsavisen

Mit der teilweisen oder vollständigen Umstellung auf den elektronischen Versand von Mahnbriefen, Zahlungsavisen etc. werden nicht nur Papier, Toner und Zeit gespart. Da die Mahnbriefe schneller beim Empfänger sind, können Unternehmen in kürzeren Abständen mahnen und so das Risiko von Forderungsausfällen verringern.

Fazit

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Unternehmen die Digitalisierung und die Digitale Transformation umsetzen können. Am einfachsten ist es, mit einfachen Standardprozessen zu beginnen. Wichtig ist auch, die Mitarbeiter in die Digitale Transformation mit einzubeziehen.

Die Bundesregierung unterstützt mit dem Förderprogramm go-digital kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Handwerksbetriebe, die ihre Geschäftsprozesse mit digitalen Lösungen optimieren wollen.