Archivierung

Was versteht man unter
Archivierung?

Archivierung bezeichnet die systematische, revisionssichere Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Informationen – sowohl in analoger als auch in digitaler Form.
Ziel ist es, Dokumente und Daten langfristig so zu sichern, dass sie unverändert, auffindbar und nachvollziehbar bleiben.

Dabei ist zwischen der reinen Datenspeicherung und der gesetzlich konformen Archivierung zu unterscheiden:
Nur letztere erfüllt die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sowie die Anforderungen aus Handels- und Steuerrecht

Anforderungen an eine
revisionssichere Archivierung

Eine ordnungsgemäße Archivierung muss laut GoBD bestimmte Kriterien erfüllen:

• Unveränderbarkeit: Originaldokumente dürfen nachträglich nicht bearbeitet werden.
• Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit: Alle Vorgänge müssen für Dritte (z. B. Prüfer) nachvollziehbar sein.
• Vollständigkeit: Es dürfen keine geschäftsrelevanten Dokumente fehlen.
• Sicherung gegen Verlust: Daten müssen vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff geschützt sein.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Bei digitalen Dokumenten ist die strukturierte Speicherung Voraussetzung für schnelle Recherche und Analyse.

Insbesondere digitale Archivsysteme bieten hierfür technische Lösungen wie Protokollierung, Zugriffskontrollen und Backup-Funktionalitäten

Digitale Archivierung
in der Praxis

Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Archivsysteme, um Papierberge zu reduzieren, Zugriffszeiten zu verkürzen und gleichzeitig gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Diese Systeme ermöglichen u. a.:

• Zentrale Dokumentenverwaltung: Alle Unterlagen sind an einem Ort strukturiert abgelegt.
• Schnelle Suche: Durch Schlagworte, Filterfunktionen und Volltextsuche.
• Automatisierte Workflows: Etwa für Eingangsrechnungen oder Verträge.
• Rechtskonforme Aufbewahrung: In Einklang mit HGB, AO und GoBD.

Ein gutes digitales Archivsystem unterstützt auch die Langzeitverfügbarkeit der Daten durch Nutzung offener Formate wie PDF/A und das Einhalten gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. 6 bzw. 10 Jahre).

Fazit

Archivierung ist weit mehr als die bloße Ablage von Dokumenten. Sie ist ein zentrales Element für rechtssichere Unternehmensführung, effiziente Prozesse und digitale Zukunftsfähigkeit. Moderne Archivsysteme bieten Unternehmen die Möglichkeit, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, interne Abläufe zu optimieren und Informationen nachhaltig verfügbar zu halten.