Inkasso

Inkasso – der zentrale Baustein
im Debitorenmanagement

Das Debitorenmanagement bündelt alle Aufgaben im Rechnungswesen, die sich mit Kundenforderungen beschäftigen. Dazu gehören Rechnungsstellung, Mahnwesen und Inkasso. Sobald ein Kunde seine Rechnung nicht rechtzeitig oder nur teilweise begleicht, wird die offene Forderung im System markiert.

Moderne Buchhaltungssysteme erleichtern das Inkasso erheblich: Sie erstellen auf Knopfdruck Mahnvorschlagslisten, die alle wichtigen Daten enthalten:

• Ursprünglicher Brutto- und Netto-Rechnungsbetrag
• Fälligkeitstermin
• Anzahl der Tage seit Fälligkeit
• Aktuelle Mahnstufe

In vielen Unternehmen – von größeren Konzernen bis hin zu KMUs – ist das Mahnwesen automatisiert, besonders wenn Massengeschäfte oder standardisierte Dienstleistungen an zahlreiche Kunden abgewickelt werden. Das System verschickt automatisch Mahnungen, sobald Zahlungsfristen überschritten werden.

Für wichtige Einzelkunden („Key Accounts“) greift hingegen die manuelle Kontrolle: Der Leiter der Buchhaltung – oft in Absprache mit der Geschäftsleitung – überwacht und steuert das Mahn- und Inkassoverfahren, um Zahlungen gezielt einzutreiben und Geschäftsbeziehungen professionell zu pflegen.

Abwicklung über
Dienstleister

Viele Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler entscheiden sich dafür, das Eintreiben offener Forderungen an spezialisierte Inkasso-Dienstleister auszulagern. Sie können dabei wählen, ob sie sämtliche überfälligen Zahlungen über ein externes Unternehmen abwickeln lassen oder die Hilfe nur bei ausgewählten Fällen in Anspruch nehmen.

Wichtig: Nicht alle Anbieter am Markt arbeiten seriös. Daher sollten Sie bei der Auswahl eines Inkasso-Unternehmens darauf achten, dass es ordnungsgemäß nach § 10 Rechtsdienstleistungsgesetz registriert ist. So stellen Sie sicher, dass Ihre Forderungen professionell und rechtskonform bearbeitet werden.

So läuft das Forderungseintreiben
durch Dienstleister ab

Bevor ein Inkasso-Unternehmen aktiv wird, prüft es gründlich die Forderung: Ist der Anspruch berechtigt? Ist die Rechnung tatsächlich überfällig? Zusätzlich holt es oft Informationen über das bisherige Zahlungsverhalten des Kunden ein, um das Vorgehen optimal planen zu können.

Im nächsten Schritt wird ein erstes Mahnschreiben verschickt, in dem der Kunde eine klare Frist für die Begleichung seiner offenen Rechnung erhält. Reagiert der Schuldner nicht, folgt meist eine letzte Mahnung. In einigen Fällen bestreitet der Kunde die Forderung oder zweifelt an der Höhe. Dann klärt das Inkasso-Unternehmen den Sachverhalt gemeinsam mit seinem Auftraggeber, bevor das Mahnverfahren weitergeführt wird.

Bleibt die Zahlung weiterhin aus, kann der Dienstleister ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Am Ende steht häufig ein Vollstreckungsbescheid, der es ermöglicht, die Forderung über einen Gerichtsvollzieher einzuziehen.