Was ist ein Kontokorrent? –
Bedeutung, gesetzliche Grundlage und Praxisbeispiele

Am bekanntesten ist das Kontokorrent im Alltag als Girokonto: Jeder Geldeingang und -ausgang wird dort laufend erfasst, und der Saldo zeigt jederzeit, wie Guthaben und Belastungen zueinander stehen. Im Handelsgesetzbuch (§§ 355 ff. HGB) ist festgelegt, dass dieser laufende Saldo die ursprünglichen Einzelansprüche ersetzt – eine separate Pfändung oder Abtretung der Einzelposten ist dann nicht mehr möglich.

Die meisten Unternehmen führen ein laufendes Rechnungskonto je "Geschäftspartner", auf dem gegenseitige Forderungen und Leistungen erfasst werden. Alle Unternehmen, die buchhaltungspflichtig sind, müssen diese Rechnungskonten pflegen.

Freiberufler, Landwirte und Kleinunternehmen mit weniger als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn pro Jahr sind nicht buchungspflichtig. Oft pflegen sie ihre Rechnungskonten trotzdem, da diese als Basis für Mahnwesen und Zahlungsverkehr dienen.

Der Fachbegriff lautet Kontokorrentbuchhaltung oder Personenkontenbuchhaltung, auch bekannt als Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Die entsprechenden Rechnungskonten werden als Debitorenkonten für Kunden und Kreditorenkonten für Lieferanten geführt.

Kontokorrent
in Aktion

Stellen wir uns folgendes vor: Der Maschinenbauer X und der Händler Y stehen in ständigem Kontakt – Woche für Woche liefert X neue Maschinen an Y. Doch nicht immer läuft alles glatt: Einige Geräte gehen zurück, weil sie Mängel haben.

Damit in diesem regen Austausch niemand den Überblick verliert, hat Y bei X ein Einkaufskonto, auf dem alle Lieferungen, Rücksendungen und Zahlungen sauber verbucht werden. Statt jede Rechnung einzeln zu begleichen, wird am Monatsende ein Gesamtsaldo ermittelt – also die Differenz aus allem, was geliefert, retourniert und bezahlt wurde. Dieser Betrag wird dann ausgeglichen – ganz einfach.

Das Kontokorrent macht es möglich: Statt vieler einzelner Forderungen gibt es nur noch eine Summe – den aktuellen Kontostand. Jede Zahlung reduziert diesen Saldo, jede neue Lieferung erhöht ihn. So behalten beide Partner stets den finanziellen Überblick.

Wichtig ist: Es muss eine klare Regel geben, wann der Saldo abgerechnet wird – also wöchentlich, monatlich oder jährlich. Diese „Rechnungsperiode“ wird in einer Kontokorrent-Vereinbarung (auch Kontokorrentabrede genannt) schriftlich festgelegt. Fehlt so eine Regelung, gilt automatisch eine jährliche Abrechnung, wie man es auch von Bankkonten kennt.

Aber Achtung: Nur bestimmte Forderungen und Leistungen eignen sich für das Kontokorrent und beide Geschäftspartner müssen sich einig sein, welche Geschäfte überhaupt in den gemeinsamen Rechnungstopf kommen.

Was gehört nicht
ins Kontokorrent?

Alles, was zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht wird, landet automatisch im laufenden Rechnungskonto. Auch besondere Posten werden bewusst mit im Rechnungskonto erfasst, da das Rechnungskonto die Grundlage für das Mahnwesen bzw. den automatischen Zahlungsverkehr bildet und nur im Rechnungskonto der richtige Saldo berechnet werden kann.

Zum Beispiel:
Einmalige oder besonders hohe Forderungen, die außergewöhnlich sind – zum Beispiel ein großer Einzelauftrag oder eine Sonderlieferung – werden ebenfalls erfasst. Auch wenn diese Beträge besonders bedeutend oder speziell sind, fließen sie in den Saldo ein und werden im Zahlungsverkehr sowie im Mahnwesen berücksichtigt.

Ebenso gilt:
Alle sofort fälligen Zahlungen müssen im Rechnungskonto erfasst werden. Selbst wenn eine Rechnung unmittelbar oder bar beglichen wird, ist die Buchung erforderlich, um einen korrekten Saldo zu berechnen und im Mahnwesen sowie im automatisierten Zahlungsverkehr den Überblick zu behalten.

Kurz gesagt:
Alles landet im Rechnungskonto. Nur dadurch ist ganzheitliche Transparenz auf beiden Seiten ersichtlich.