Kostenstellen

Ob Produktion, Verwaltung oder Verkauf – überall werden Ressourcen benötigt, um Prozesse auszuführen und den Betrieb aufrechtzuerhalten. Die im Zuge dessen anfallenden Kosten werden im Rechnungswesen systematisch den jeweiligen organisatorischen Einheiten zugeordnet. So kann ermittelt werden, welche Bereiche effizient wirtschaften und wo potenziell Optimierungsbedarf besteht.

Die Einteilung in Kostenstellen erfolgt nach Zuständigkeitsbereichen sowie nach funktionalen (z. B. Vertrieb, Marketing) oder örtlichen Kriterien (z. B. verschiedene Standorte).
Typische Beispiele für solche Kostenstellen sind:

• Fertigung
• Verwaltung
• Verkauf
• Logistik

Wozu dienen Kostenstellen
im Unternehmen?

Kostenstellen ermöglichen eine gezielte Aufteilung und Überwachung betrieblicher Aufwendungen. Sie sorgen dafür, dass entstehende Kosten genau dort erfasst werden, wo sie tatsächlich verursacht werden – sei es in einer Abteilung, bei einem Prozess oder an einem Standort. Auf diese Weise lassen sich Kosten transparent machen und gezielt analysieren.

Ein großer Vorteil dieser Strukturierung liegt in der Möglichkeit, ineffiziente Unternehmensbereiche frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu verbessern. So unterstützt die Kostenstellenrechnung dabei, wirtschaftliche Schwachstellen sichtbar zu machen und gezielt gegenzusteuern.

Darüber hinaus schafft sie eine solide Basis für die Budgetplanung: Verantwortliche können bereits im Vorfeld Budgetrahmen für ihre jeweiligen Bereiche definieren. Durch eine vorausschauende Planung und klare Kostenverantwortung bleibt die finanzielle Steuerung des Unternehmens im Gleichgewicht.

Abgrenzung zwischen
Kostenstelle und Kostenträger

Auch wenn die Begriffe „Kostenstelle“ und „Kostenträger“ häufig gemeinsam verwendet werden, beziehen sie sich auf unterschiedliche Funktionen innerhalb der Kostenrechnung.

Kostenstelle
Darunter versteht man organisatorische Einheiten – wie etwa Abteilungen, Funktionsbereiche oder Standorte –, in denen betriebliche Aufwendungen entstehen. Ziel ist es, diese Kosten gezielt zu erfassen und zu überwachen, um die Wirtschaftlichkeit einzelner Bereiche zu bewerten.

Beispiel: Die Ausgaben für Büromaterial werden der Verwaltung am Standort München zugeordnet und dort als Verwaltungskosten verbucht.

Kostenträger
Im Gegensatz dazu steht bei Kostenträgern das konkrete Produkt oder die angebotene Dienstleistung im Mittelpunkt. Sie dienen dazu, sämtliche anfallenden Kosten einem bestimmten Ergebnis zuzuordnen – beispielsweise einem Artikel, den das Unternehmen produziert, oder einem Projekt, das abgewickelt wird.

Beispiel: Bei der Herstellung eines Fahrzeugs werden Materialkosten, Fertigungslöhne und weitere Aufwendungen dem jeweiligen Fahrzeugmodell als Kostenträger zugerechnet.

Kategorien von Kostenstellen
im Überblick

Um eine präzise Kostenverteilung im Unternehmen sicherzustellen, werden im Rahmen der Kostenstellenrechnung verschiedene Typen von Kostenstellen unterschieden. Diese differenzierte Einteilung ermöglicht eine detaillierte Analyse der Kostenverursachung und unterstützt eine gezielte Steuerung der Wirtschaftlichkeit.

Primäre Kostenstellen (Hauptkostenstellen)

Hierbei handelt es sich um betriebliche Funktionsbereiche, in denen unmittelbar Leistungen erbracht werden, die direkt in das Produkt oder die Dienstleistung einfließen. Sie sind eng mit dem Kerngeschäft verbunden und verursachen direkt zurechenbare Kosten.


Beispiele:

• Beschaffung
• Produktion/Fertigung
• Vertrieb
• Verwaltung
• Forschung & Entwicklung

Sekundäre Kostenstellen (Nebenkostenstellen)

Diese Kostenstellen dienen der weiteren Differenzierung und machen interne Kostenstrukturen transparenter. Obwohl sie nicht unmittelbar am Produktionsprozess beteiligt sind, fallen hier betriebsrelevante Ausgaben an, die einzelnen Abteilungen zugeordnet werden können.

Typische Kostenarten:

• Personalkosten einzelner Fachbereiche
• Energieverbrauch
• Werbekosten
• Verbrauchsmaterialien und Bürobedarf

Beispielhafte Anwendung:

Die Einkaufsabteilung eines Großhandelsunternehmens erwirbt monatlich Waren im Wert von 500.000 €. Dieser Aufwand wird als direkte Ausgabe der primären Kostenstelle „Einkauf“ zugewiesen. Die damit verbundenen Gemeinkosten – wie Personalaufwand, Energie oder Bürobedarf – fließen hingegen in entsprechende Nebenkostenstellen ein, um die Gesamtkosten verursachungsgerecht abzubilden.

Unterstützende Kostenstellen (Hilfskostenstellen oder Vorkostenstellen)

Diese Stellen übernehmen innerbetriebliche Serviceleistungen, die anderen Kostenstellen zugutekommen. Die Kosten werden zunächst hier gesammelt und im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung weiterverrechnet.

Beispiele:

• IT-Abteilung (Support, Netzwerkinfrastruktur)
• Hausmeisterservice oder Gebäudereinigung
• Fuhrparkmanagement

Organisatorische Umsetzung:
Im Rahmen des Controllings werden sämtliche Kostenstellen in einem sogenannten Kostenstellenplan systematisch erfasst. Jede Kostenstelle erhält eine eindeutige Kennung – oft in Form einer Nummer – über die alle zugehörigen Geschäftsvorfälle (z. B. Materialverbrauch, Personalkosten, Dienstleistungsrechnungen) eindeutig verbucht werden können.