Wenn Kunden nicht zahlen –
Mahnstufen und gerichtliches Verfahren
im Überblick

Firmen wollen eins: Kunden, die ihre Rechnungen pünktlich bezahlen.

Wenn das nicht passiert, gibt es verschiedene Wege, das Geld trotzdem zu bekommen. Klar, am Ende kann man immer zum Gericht gehen und ein offizielles Mahnverfahren starten. Aber weil man seine Kunden nicht gleich vergraulen will, probieren es die meisten Unternehmen zuerst auf die freundliche Art.

Das läuft dann meist in mehreren Stufen ab – von der netten Erinnerung bis zum ernsten Tonfall. Wer immer noch nicht zahlt, muss eventuell mit zusätzlichen Mahngebühren rechnen, weil der ganze Aufwand natürlich auch Arbeit macht. Wie viele Mahnstufen es gibt und wann Gebühren fällig werden, ist nicht im Gesetz festgelegt. Meistens schickt man zwei oder drei Mahnungen, bevor man den nächsten, härteren Schritt geht. Man muss diese Stufen aber nicht einhalten.

Wenn auf der Rechnung eine Zahlungsfrist stand und der Kunde zahlt nicht, darf der Gläubiger direkt beim Mahngericht einen Antrag auf Erstellung eines Mahnbescheides stellen und damit das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

Den Antrag darf der Gläubiger ohne Anwalt online stellen. Bei einer Forderung von z. B. 1000,00 € beträgt die Gebühr für den Antrag 38,00 € in NRW.
2022 wurden 4,2 Millionen Anträge auf Erlass eines Mahnbescheides bei allen deutschen Mahngerichten erstellt. https://www.mahngerichte.de/verfahrenshilfen/kostenrechner​ (offizielle Seite der Justizverwaltung NRW)

Den Antrag kann der Gläubiger online auf der Webseite des Mahngerichtes erfassen oder automatisiert eine Datei mit dutzenden oder hunderten von Anträgen auf Erstellung eines Mahnbescheides uploaden oder per DE-Mail zum Mahngericht übertragen.

Und noch ein wichtiger Punkt:
Bei Firmenkunden ist nach 30 Tagen automatisch Verzug, wenn nicht vorher etwas anderes vereinbart wurde. Bei Privatkunden muss das aber extra in der Rechnung stehen, sonst gilt das nicht.

So laufen Mahnungen
üblicherweise ab

Im Alltag kann es schnell mal passieren, dass man eine Rechnung vergisst. Viele Firmen wissen das – deshalb schicken sie ihren Kunden nach Ablauf der Zahlungsfrist erstmal eine freundliche Erinnerung. Das ist die erste Stufe. Hier gibt’s meistens keine Extrakosten, sondern einfach nur eine höfliche Bitte: „Bitte zahlen Sie!“ Oft legen Unternehmen nochmal eine Kopie der Rechnung oder einen Überweisungsschein dazu, damit es dem Kunden so einfach wie möglich gemacht wird.

Bleibt das Geld trotzdem aus, wird in der zweiten Mahnung der Ton schon etwas strenger. Hier verlangen viele Firmen zum ersten Mal Mahngebühren. Außerdem wird klar gesagt, bis wann das Geld spätestens da sein muss – meist innerhalb von 5 bis 10 Tagen. Wer nicht zahlt, muss damit rechnen, dass der Fall an ein Inkassobüro weitergegeben wird. Diese Drohung steht oft schon deutlich in der zweiten Mahnung.

Reagiert der Schuldner immer noch nicht, folgt die letzte Mahnung oder gleich der Schritt zum gerichtlichen Mahnverfahren oder Inkassobüro. Jetzt werden die Gebühren höher, der Ton noch schärfer. Oft steht hier schon ganz deutlich: Wenn jetzt nicht gezahlt wird, landet die Sache beim Mahngericht. Spätestens dann wird’s für den Schuldner richtig teuer.

Wenn es zu spät ist, wird es richtig teuer:
Verzugszinsen

Sobald der auf der Rechnung aufgedruckte Zahlungstermin überschritten ist, ist der Kunde offiziell im Zahlungsverzug. Das bedeutet: Ab jetzt darf der Gläubiger Zinsen auf den offenen Betrag verlangen. Diese sogenannten Verzugszinsen machen das Ganze für den Schuldner noch teurer.

Wie hoch diese Zinsen sind, hängt vom aktuellen Zinssatz ab – den kann man ganz einfach im Internet nachschauen, zum Beispiel auf Seiten wie Basiszinssatz.de.

In den meisten Fällen sind aber die Gebühren für das gerichtliche Mahnverfahren, Anwaltskosten oder Inkassobüroentgelte um ein vielfaches höher als die Verzugszinsen. Bei einer Forderung von z. B. 600,00 € betragen die Verzugszinsen nur 0,10 € pro Tag bzw. 3,10 € pro Monat. Inkassobüros dürfen "Grundentgelte" von ca. 100,00 € berechnen unabhängig von der Höhe der Forderung. Gebühren von den Gerichten und Anwälten beziehen sich immer auf die Höhe der Forderung, aber mit Mindestgebühren.