Was ist das Mahnwesen?

Unter dem Mahnwesen versteht man alle organisatorischen und rechtlichen Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen offene Forderungen gegenüber Kunden einfordert. Es beginnt in der Regel mit einer Zahlungserinnerung und kann bis zur gerichtlichen Durchsetzung der Forderung reichen. Ziel ist es, Zahlungsverzögerungen zu minimieren, Zahlungsausfälle zu vermeiden und gleichzeitig die Geschäftsbeziehung nicht zu gefährden.

Ablauf eines typischen Mahnverfahrens

Das Mahnwesen folgt in der Praxis häufig einem gestuften Ablauf, bestehend aus mehreren Eskalationsstufen:

1. Zahlungserinnerung: Eine freundliche Erinnerung an den fälligen Betrag – oft per E-Mail oder Post. Sie ist rechtlich nicht zwingend, aber üblich und dient dem Erhalt der Kundenbeziehung.
2. Erste Mahnung: Erfolgt keine Reaktion, wird eine formelle Mahnung mit einer Frist zur Zahlung versendet. Sie enthält in der Regel den Hinweis, dass bei weiterer Verzögerung zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden.
3. Zweite und ggf. dritte Mahnung: Diese Mahnungen sind strenger formuliert und können Mahngebühren sowie Verzugszinsen enthalten.
4. Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren: Bleibt auch die letzte Mahnung erfolglos, kann das Unternehmen ein Inkassobüro einschalten oder den Weg über das gerichtliche Mahnverfahren wählen, um die Forderung durchzusetzen.

Rechtliche Grundlagen und Fristen

Im Geschäftsverkehr ist keine bestimmte Anzahl an Mahnungen gesetzlich vorgeschrieben. Ein Schuldner gerät grundsätzlich 30 Tage nach Fälligkeit der Rechnung in Verzug – auch ohne Mahnung, sofern diese Frist in der Rechnung genannt wurde.

Sobald sich ein Kunde im Zahlungsverzug befindet, kann der Gläubiger:

• Verzugszinsen verlangen
• Mahngebühren erheben (angemessene Höhe, meist zwischen 2–5 Euro)
• rechtliche Schritte einleiten

Fazit

Ein strukturiertes Mahnwesen ist entscheidend für die finanzielle Stabilität eines Unternehmens. Es ermöglicht die effiziente Verfolgung offener Forderungen, reduziert das Risiko von Zahlungsausfällen und sichert so die Liquidität. Neben einem klaren Ablauf sind rechtliche Kenntnisse und ein professioneller Umgang mit säumigen Zahlern unerlässlich für ein wirksames Forderungsmanagement.