Mandantenfähigkeit

Diese Fähigkeit ist besonders wichtig, wenn Software in Unternehmen eingesetzt wird, die mehrere Kunden, Abteilungen oder Geschäftseinheiten gleichzeitig verwalten möchten. Mandantenfähigkeit sorgt dafür, dass Sicherheit und Datenschutz gewahrt bleiben und gleichzeitig alle Nutzer effizient mit demselben System arbeiten können.

Mandantenfähigkeit:
So funktioniert das Prinzip

Mandantenfähige Software ermöglicht es, mehrere Nutzer oder Mandanten gleichzeitig auf demselben System zu betreiben. Jeder Nutzer arbeitet dabei auf einer eigenen, individuellen Oberfläche und kann eigene Daten und Einstellungen hinterlegen, ohne dass andere darauf zugreifen können.

Obwohl alle Mandanten auf dieselbe technische Basis zugreifen – oft sogar dieselbe Datenbank – sorgt das System dafür, dass die Daten logisch strikt voneinander getrennt bleiben. Diese Trennung gewährleistet Datenschutz und Vertraulichkeit, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist, und ermöglicht gleichzeitig eine effiziente Nutzung einer gemeinsamen Software.

Mandantenabhängige und
mandantenübergreifende Daten

In mandantenfähigen Systemen wird zwischen mandantenabhängigen und mandantenübergreifenden Daten unterschieden:

• Mandantenabhängige Daten: Das sind alle Informationen, die nur für einen einzelnen Mandanten relevant sind. In einer Buchhaltungssoftware zählen dazu beispielsweise Kundenstammdaten, Bankverbindungen, Benutzerkonten oder Buchungsvorgänge. Auch die individuelle Konfiguration der Software für diesen Mandanten gehört dazu. Jeder Mandant kann diese Daten unabhängig von anderen pflegen und anpassen.
• Mandantenübergreifende Daten: Diese Daten gelten für alle Mandanten gleichermaßen und werden zentral verwaltet. Dazu zählen beispielsweise Währungen und Wechselkurse, Steuersätze, Länder- und Ortsangaben oder die allgemeine Systemkonfiguration. Jeder Mandant greift auf diese Informationen zu, ohne sie selbst anpassen zu können.

Mit dieser Trennung wird sichergestellt, dass mandantenspezifische Informationen geschützt bleiben, während gemeinsame Basisdaten effizient genutzt werden können.

Mandantenfähigkeit –
Vorteile und Herausforderungen

Vorteile:

• Einmalige Installation und einfache Wartung: Die Software muss nur einmal installiert werden. Updates und Wartungsarbeiten fallen dadurch deutlich einfacher und kostengünstiger aus als bei separaten Einzelsystemen.
• Geringerer Speicherbedarf: Gemeinsame Daten werden nur einmal gespeichert, anstatt für jeden Mandanten separat. Das spart Speicherplatz und Ressourcen.
• Hohe Sicherheit: Durch klare Zugangsrechte, Datenzugriffsregeln und spezialisierte Softwarearchitektur lässt sich ein hoher Sicherheitsstandard umsetzen.
• Wirtschaftlichkeit: Betriebskosten und Wartungsaufwand werden auf mehrere Nutzer verteilt, was die Effizienz steigert.
• Lizenzvorteile: Je mehr Anwender das System nutzen, desto günstiger können die Lizenzkosten pro Nutzer werden – abhängig vom Lizenzmodell.

Herausforderungen:

• Datensicherung: Da die Daten aller Mandanten in einer gemeinsamen Datenbank liegen, gestaltet sich die Sicherung komplexer.
• Höhere Datenschutzanforderungen: Die gemeinsame Nutzung erfordert besondere Maßnahmen, um die Vertraulichkeit der Daten jedes Mandanten zu gewährleisten.

Mandantenfähigkeit
im praktischen Einsatz

Mandantenfähige Software zeigt ihren Nutzen besonders im täglichen Geschäftsleben, wenn mehrere Nutzer oder Einheiten gleichzeitig arbeiten:

• Steuerberater: Verwalten die Buchführung zahlreicher Mandanten innerhalb eines einzigen Systems, ohne dass Daten vermischt werden.
• Konzerne und größere Unternehmen: Bearbeiten die Finanzbuchhaltung der Muttergesellschaft sowie aller Tochterunternehmen über eine gemeinsame Softwareplattform.
• Webhoster: Betreiben hunderte Kundenwebsites auf demselben Server, wobei jeder Kunde nur auf seine eigenen Daten zugreifen kann.

Durch diese Struktur können Unternehmen effizient arbeiten, Kosten sparen und gleichzeitig die Daten ihrer Kunden sicher verwalten.