Dieser Grundsatz stellt sicher, dass Aufwendungen und Erträge exakt dem Geschäftsjahr zugeordnet werden, in dem sie wirtschaftlich verursacht wurden – unabhängig vom Zahlungszeitpunkt. Das sorgt für ein realistisches Bild der Unternehmenslage.

Klingt kompliziert?
Ein Beispiel macht es greifbar

Ein Unternehmen schließt am 1. Oktober eine Betriebshaftpflichtversicherung ab – der Jahresbeitrag beträgt 1.200 Euro und wird sofort für zwölf Monate im Voraus bezahlt.

Doch nur drei Monate davon fallen noch ins aktuelle Jahr (Oktober bis Dezember). Die restlichen neun Monate gehören ins nächste Geschäftsjahr. Also wird in der Buchhaltung wie folgt getrennt:

• 300 Euro gelten als Aufwand des laufenden Jahres
• 900 Euro werden „vorgemerkt“ für das folgende Jahr – in der Bilanz als sogenannter aktiver Rechnungsabgrenzungsposten

So wird die wirtschaftliche Realität korrekt abgebildet, statt die Zahlen durch Einmalzahlungen zu verzerren.

Auch bei Erträge
gilt dieses Prinzip

Hat ein Unternehmen eine Leistung erbracht – etwa eine Ware geliefert oder einen Auftrag abgeschlossen – wird der Umsatz zu diesem Zeitpunkt verbucht, selbst wenn die Bezahlung erst Wochen später erfolgt. Denn entscheidend ist: Die Leistung wurde im aktuellen Geschäftsjahr erbracht.

Fazit:
Die Periodenabgrenzung bringt Klarheit in die Zahlenwelt. Sie sorgt dafür, dass Jahresabschlüsse den tatsächlichen wirtschaftlichen Verlauf abbilden – und das unabhängig davon, wann Geld ein- oder ausgeht.

Periodenabgrenzung
in der Gewinn- und Verlustrechnung

Für bilanzierende Unternehmen zählt nicht, wann das Geld fließt, sondern wann die Aufwendungen entstehen und die Erträge erwirtschaftet werden. Mit der Periodenabgrenzung werden diese Posten daher dem richtigen Geschäftsjahr zugeordnet – so entsteht ein realistisches Bild der wirtschaftlichen Lage.

Anders sieht es bei Unternehmen aus, die nicht bilanzieren müssen und wollen, etwa Einzelunternehmer bis 800.000 € Jahresumsatz und 80.000 € Jahresüberschuss oder Freiberufler (EinnahmeÜberschussRechnung (EÜR)). Hier erfolgt die Erfassung immer zum Zeitpunkt der tatsächlichen Zahlung auf dem Firmenkonto.

Im Beispiel der Betriebshaftpflichtversicherung heißt das: In der EÜR erfasst der Kleinunternehmer den gesamten Jahresbeitrag als Ausgabe im laufenden Geschäftsjahr, unabhängig davon, dass ein Teil des Beitrags eigentlich ins nächste Jahr gehört.

Warum Periodenabgrenzung
so wichtig ist

Die Periodenabgrenzung sorgt dafür, dass die Bilanz eines Unternehmens ein realistisches und vergleichbares Bild der wirtschaftlichen Lage liefert. Sie stellt sicher, dass Aufwendungen und Erträge genau in dem Jahr erfasst werden, in dem sie wirtschaftlich entstehen – unabhängig davon, wann das Geld tatsächlich fließt. So können verschiedene Geschäftsjahre problemlos miteinander verglichen werden.

Dieses Prinzip ist international verbreitet: Auch in England, den USA und vielen anderen Ländern werden Umsätze und Kosten zum Zeitpunkt ihres Entstehens gebucht, nicht nach dem Zahlungszeitpunkt.

Für welche Posten
gilt die Periodenabgrenzung?

Unternehmen, die eine Bilanz erstellen, müssen nicht nur Einnahmen und Ausgaben berücksichtigen. Besonders relevant ist die Periodenabgrenzung für bestimmte Bilanzposten, darunter:

• Forderungen – Leistungen, die dem Unternehmen zustehen, aber noch nicht bezahlt wurden
• Verbindlichkeiten – Verpflichtungen gegenüber Lieferanten oder Dienstleistern
• Rückstellungen – künftige Ausgaben, die bereits bekannt sind, deren Höhe oder Zeitpunkt aber noch ungewiss ist
• Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) – z. B. Versicherungsprämien, die teilweise ins nächste Geschäftsjahr fallen
• Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) – Erträge, die bereits vereinnahmt wurden, aber dem folgenden Geschäftsjahr zuzurechnen sind

Beispiel: Wird eine Versicherungsprämie für ein Jahr im Voraus bezahlt, wird der Anteil, der ins nächste Jahr fällt, als ARAP verbucht. Entsprechendes gilt für PRAP bei vorausbezahlten Einnahmen.