Rechnungsprüfung

Rechnungen richtig prüfen -
Was unbedingt drauf sein muss

Damit Firmen die Vorsteuer von ihren Eingangsrechnungen abziehen können, müssen die Rechnungen alle wichtigen Infos laut Umsatzsteuer-Gesetz haben. Nach § 14 Abs. 4 UStG braucht jede Rechnung diese Angaben:

• Wer die Leistung bekommt und wer sie erbringt (Name und Adresse)
• Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID vom Anbieter
• Datum der Rechnung
• Eine einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer
• Was genau geliefert oder geleistet wurde (Menge und Art)
• Wann und wo die Leistung stattgefunden hat
• Preise aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und möglichen Steuerbefreiungen
• Eventuelle Preisnachlässe wie Rabatte, die vorher vereinbart wurden
• Welche Steuersätze und Steuerbeträge angewendet wurden
• Falls zutreffend, Hinweis auf Kleinunternehmerregelung

Für kleine Rechnungen bis 250 Euro gibt’s eine Vereinfachung (§ 33 UStDV). Hier reicht es, wenn diese Punkte geprüft werden:

• Name und Adresse vom Anbieter
• Rechnungsdatum
• Was geliefert oder geleistet wurde (Menge und Art)
• Gesamtpreis inklusive Steuer
• Angewendeter Steuersatz
• Eventuell Hinweis auf Steuerbefreiung

Bei fehlenden Pflichtangaben kann
der Vorsteuerabzug entfallen

Wenn auf einer Rechnung wichtige Angaben fehlen, kann man die Vorsteuer nicht abziehen. Wer das trotzdem macht, riskiert bei einer Steuerprüfung hohe Nachzahlungen. Eine schlampige Prüfung der Rechnung kann also richtig teuer werden!

Rechnung prüfen -
Wurde alles richtig abgerechnet?

Bei der sachlichen Rechnungsprüfung schaut der Unternehmer genau hin, ob die Rechnung wirklich zu den gelieferten Waren oder Dienstleistungen passt. Dafür vergleicht man die Rechnung mit dem Lieferschein. Am besten macht das die Person, die die Bestellung aufgegeben und die Lieferung erhalten hat.

In der Praxis dauert das aber oft sehr lange. Denn die Rechnung wird erst an den Verantwortlichen geschickt – und das kostet Zeit. Wenn dieser dann viel zu tun hat, im Urlaub ist oder krank, kann es Wochen dauern, bis die Rechnung freigegeben wird. Deshalb lohnt es sich, mit spezieller Buchhaltungssoftware zu arbeiten, die den Ablauf schneller und einfacher macht.