Was ist die Vorsteuer?

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen bezahlt. Solange der Einkauf für unternehmerische Zwecke erfolgt und ordnungsgemäß dokumentiert ist, kann diese Steuer vom Finanzamt zurückgefordert werden. Der Betrag wird mit der eingenommenen Umsatzsteuer aus Verkäufen verrechnet – übrig bleibt nur die Zahllast oder ggf. ein Erstattungsanspruch.

Beispiel:
Ein Unternehmen kauft Büromaterial für 1.000 € netto und zahlt 190 € Umsatzsteuer. Diese 190 € gelten als Vorsteuer und können vom Finanzamt im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung zurückgeholt werden.

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug ist an klare gesetzliche Bedingungen geknüpft. Damit ein Unternehmen gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen kann, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• Unternehmerstatus: Nur Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind zum Abzug berechtigt.
• Betrieblicher Zweck: Der Einkauf muss dem Unternehmen dienen.
• Ordnungsgemäße Rechnung: Die Rechnung muss gesetzlich vorgeschriebene Angaben wie Name und Anschrift des Lieferanten, Steuernummer, Rechnungsdatum, Menge, Leistung, Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag enthalten.
• Keine Anwendung der Kleinunternehmerregelung: Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sind nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, da sie selbst keine Umsatzsteuer ausweisen.

Abwicklung über die Umsatzsteuervoranmeldung

Der Vorsteuerabzug erfolgt über die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt – monatlich, vierteljährlich oder jährlich, abhängig vom Umsatzvolumen. Hier werden die vereinnahmte Umsatzsteuer (aus Verkäufen) und die gezahlte Vorsteuer (aus Einkäufen) gegenübergestellt. Ergibt sich ein Überschuss an Vorsteuer, wird dieser Betrag vom Finanzamt erstattet

Besonderheiten und Ausschlüsse

Nicht jede gezahlte Umsatzsteuer ist automatisch vorsteuerabzugsfähig. Es gibt zahlreiche Ausschlüsse, z. B. bei:

• Repräsentationsaufwendungen (z. B. Bewirtung von Geschäftspartnern über dem Pauschalbetrag)
• privater Nutzung betrieblicher Güter (z. B. Firmenwagen)
• fehlenden oder fehlerhaften Rechnungen
• steuerfreien Umsätzen (z. B. in der Finanz- oder Gesundheitsbranche)

Zudem kann bei gemischt genutzten Leistungen (z. B. Laptop für privat und beruflich) nur ein anteiliger Vorsteuerabzug erfolgen.

Fazit

Die Vorsteuer ist für Unternehmen ein effektives Mittel zur finanziellen Entlastung im Rahmen der Umsatzsteuerpflicht. Um den Vorsteuerabzug rechtssicher und effizient zu nutzen, ist eine sorgfältige Buchhaltung unerlässlich. Entscheidend sind dabei vollständige und korrekte Rechnungen, ein klarer betrieblicher Bezug sowie die Kenntnis über Ausschlusskriterien. Nur wer diese Vorgaben einhält, kann sich seine Vorsteuer vom Finanzamt zuverlässig zurückholen.