XRechnung –
Definition und Grundlagen

Die XRechnung ist das deutsche Standardformat für elektronische Rechnungen, die zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern (Behörden, Verwaltungen) ausgetauscht werden. Es handelt sich um ein strukturiertes XML-Datenformat, das den europäischen Vorgaben entspricht. Anders als eine PDF-Rechnung enthält die XRechnung maschinenlesbare Daten, die direkt in IT-Systeme eingelesen und verarbeitet werden können – ohne manuelle Datenerfassung.

Rechtlicher
Hintergrund

• EU-Richtlinie 2014/55/EU
  verpflichtet alle EU-Mitgliedsstaaten, elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen anzunehmen.
• E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-Rech-VO)
  regelt die Pflicht zur Nutzung von XRechnungen in Deutschland.
• DIN EN 16931
  europäischer Standard für die Struktur elektronischer Rechnungen, auf dem die XRechnung basiert.

Übergangsfristen
für die XRechnung

• Seit 27.11.2018
  Alle obersten Bundesbehörden müssen XRechnungen annehmen können.
• Seit 27.11.2020
  Alle Rechnungen an Bundesbehörden über 1.000 € müssen verpflichtend als XRechnung eingereicht werden.
• Länder & Kommunen
  haben eigene Fristen festgelegt, viele haben inzwischen ebenfalls die Pflicht eingeführt.

Wer ist davon
betroffen?

• Unternehmen & Dienstleister, die Rechnungen an die öffentliche Verwaltung stellen.
• Behörden & öffentliche Auftraggeber, die elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten.
• IT- & Buchhaltungsabteilungen, die ERP-Systeme oder Rechnungssoftware betreiben.

Anwendungsbereiche
der XRechnung:

• Öffentliche Ausschreibungen und Aufträge (z. B. Bau, Lieferungen, Dienstleistungen).
• Rechnungsstellung von privaten Unternehmen an Bund, Länder oder Kommunen.
• Schnittstellen zu Buchhaltungs- und ERP-Systemen.

• Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, perfekt für Computer, aber für Menschen schwer direkt lesbar.
• ZUGFeRD ist eine PDF-Rechnung mit eingebetteter XML-Datei, die man sowohl ansehen als auch automatisch verarbeiten kann.

Fazit
zur XRechnung

Die XRechnung ist das gesetzlich vorgeschriebene elektronische Rechnungsformat für den öffentlichen Sektor in Deutschland. Sie macht Rechnungsprozesse schneller, sicherer und effizienter – auch wenn sie für Menschen weniger „ansehbar“ ist als eine klassische Rechnung.