ZUGfeRD

Eine Frau mit Brille sitzt am Schreibtisch vor ihrem Rechner und freut sich

Mit ZUGFeRD gibt es ein übergreifendes Format für E-Rechnungen, das den gesetzlichen Vorschriften gerecht wird. Doch was bedeutet dieser Begriff überhaupt und was macht dieses Format so besonders? Informationen dazu lesen Sie hier in unserem Fachartikel mit praktischen Tipps für die Umsetzung im Unternehmen.

E-Rechnung im
ZUGFeRD-Format

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Dabei handelt es sich um ein elektronisches Rechnungsformat, das sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist. Im Unterschied zur XRechnung, dem Standard der öffentlichen Verwaltung, kombiniert ZUGFeRD strukturierte Daten mit einer PDF-Datei, während die XRechnung keine PDF-Komponente vorsieht.

Dieses Format liegt dem Versand von E-Rechnungen für Unternehmen zugrunde, welches den gesetzlichen Vorschriften gerecht wird.

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Was macht
ZUGFeRD besonders?

ZUGFeRD kombiniert zwei Formate in einer Datei:

PDF/A-3: Das ist ein spezielles PDF-Format, das als visueller Teil der Rechnung dient – also das, was man als eine normale Rechnung ansehen kann.

XML-Datei: Diese ist in das PDF eingebettet und enthält alle Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar – für automatische Verarbeitung durch Buchhaltungssoftware, wie von HANSALOG MEGA, ERP-Systeme etc.

Der Rechnungsaussteller sendet immer beide Formate. Der Rechnungsempfänger wählt aus, ob die PDF- oder XML-Datei verarbeitet wird.

ZUGFeRD gilt
national und international

Das Rechnungsformat ZUGFeRD eignet sich für den Austausch von Rechnungen zwischen Privatpersonen und Unternehmen Es stützt sich auf die Standards „Cross Industry Invoice“ (CII) und die „Message User Guides“ (MUG) des Europäischen Komitees für Normung (CEN). Dadurch ist es nicht nur für den nationalen, sondern auch für den europäischen und internationalen Rechnungsversand geeignet.

Ziel von ZUGFeRD ist es, den elektronischen Rechnungsaustausch auch ohne vorherige technische Abstimmungen zu ermöglichen. Dennoch können bei Bedarf individuelle Vereinbarungen zwischen den Beteiligten getroffen werden – das ZUGFeRD-Format kann dabei als gemeinsame Grundlage dienen.

TIPP:

Lesen Sie hier unseren Fachartikel, wie E-Rechnungen die Finanzbuchhaltung entlasten!

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