Für das Rechnungswesen ist es entscheidend, diese Rechnungsarten sauber zu unterscheiden und korrekt abzubilden – insbesondere aus umsatzsteuerlicher Sicht.

Anzahlungen und Abschlagsrechnungen –
Wo liegt der Unterschied?

• Anzahlungen – Zahlung vor Leistung
  
  Eine Anzahlung ist eine Vorauszahlung des Auftraggebers für eine Leistung, die noch nicht erbracht wurde. Sie dient dazu, die Finanzierung des Projekts zu sichern, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
  
  Wichtig für die Buchhaltung:
  Sobald die Anzahlung vereinnahmt wird, entsteht bereits die Umsatzsteuer – unabhängig davon, ob zu diesem Zeitpunkt schon eine Rechnung vorliegt. Die Steuer ist also im entsprechenden Voranmeldungszeitraum zu erklären, auch wenn die Leistung erst später ausgeführt wird.
  
  
  
• Abschlagsrechnungen – Zahlung für Teilleistungen
  
  Abschlagszahlungen beziehen sich dagegen auf Leistungen, die bereits teilweise erbracht wurden, auch wenn das Projekt insgesamt noch nicht abgeschlossen ist. Der Auftragnehmer stellt hierfür eine Rechnung, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten muss.
  
  Im Unterschied zur Anzahlung ist die Leistung hier zumindest teilweise erbracht – das hat Auswirkungen auf die Dokumentation, nicht aber auf die grundsätzliche Umsatzsteuerpflicht.

Die Schlussrechnung –
Der formale Projektabschluss

Am Ende eines Projekts steht die Schlussrechnung (im Umsatzsteuerrecht auch Endrechnung genannt). Sie fasst die gesamte Leistung zusammen und verrechnet alle zuvor erhaltenen Anzahlungen und Abschlagszahlungen.

Ziel der Schlussrechnung ist es:

• den Gesamtwert der Leistung darzustellen,
• bereits gezahlte Beträge transparent abzusetzen,
• und den noch offenen Restbetrag zu ermitteln.

Damit schließt sie die kaufmännische Abwicklung eines Auftrags vollständig ab.

Neben den allgemeinen Pflichtangaben einer Rechnung müssen in der Schlussrechnung die Nettobeträge und die darauf entfallende Umsatzsteuer aller erhaltenen Voraus- und Abschlagszahlungen separat ausgewiesen werden. Das sorgt für Nachvollziehbarkeit – sowohl für den Auftraggeber als auch für Prüfer.

Gerade bei Bau- oder Anlagenprojekten ist außerdem wichtig, dass die Rechnung inhaltlich klar aufgebaut ist. Dazu gehört unter anderem:

• die gleiche Reihenfolge wie im Leistungsverzeichnis,
• die Verwendung der vertraglich vereinbarten Bezeichnungen,
• sowie eine deutliche Kennzeichnung von Änderungen oder Zusatzleistungen.

Besonderheiten bei Abschlags-
und Schlussrechnungenals E-Rechnung

Wer Rechnungen elektronisch erstellt, muss bei Abschlags- und Schlussrechnungen einige technische Besonderheiten beachten.

Diese Rechnungen werden nicht wie normale Rechnungen gekennzeichnet, sondern über spezielle Rechnungscodes (TypeCodes):

• Abschlagsrechnung: 875
• Schlussrechnung: 877

Anzahlungen und Abschläge werden in der E-Rechnung nicht einfach von der Rechnungssumme abgezogen. Stattdessen werden sie als separate Referenzpositionen mit Netto- und Steuerbetrag ausgewiesen. Der tatsächlich zu zahlende Betrag ergibt sich dann aus der Differenz zwischen der Brutto-Gesamtsumme der Schlussrechnung und den bereits gezahlten Bruttobeträgen.

Für das Rechnungswesen bedeutet das:
Die korrekte technische Abbildung ist genauso wichtig wie der inhaltliche Aufbau – insbesondere, um Fehler in der Umsatzsteuer oder bei Prüfungen zu vermeiden.

Fazit –
Saubere Abrechnung schafft Sicherheit

Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen sind kein Sonderfall, sondern fester Bestandteil vieler Projekte im Mittelstand. Wer die Unterschiede kennt und die gesetzlichen Vorgaben einhält, sorgt für:

• korrekte Umsatzsteuer,
• transparente Projektabrechnungen,
• und eine saubere Dokumentation gegenüber Kunden und Behörden.

Gerade im Rechnungswesen lohnt es sich, hier genau hinzusehen – denn Fehler in frühen Projektphasen wirken sich oft erst am Ende aus.