Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
mit Fibu-Daten

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) –
Digitale Datenübermittlung ist verpflichtend

Arbeitgeber werden in regelmäßigen Abständen von der Deutschen Rentenversicherung (DRV) überprüft. Ziel dieser Prüfungen ist es, sicherzustellen, dass Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und abgeführt wurden. In der Regel erfolgen diese Prüfungen im Abstand von vier Jahren.

Seit Anfang 2023 gelten dabei neue Vorgaben: Unternehmen sind verpflichtet, sämtliche prüfungsrelevanten Daten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung digital bereitzustellen. Die Übermittlung erfolgt über den standardisierten XML-Datenstandard eXTra und wird als elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) bezeichnet.

Zu den übermittelten Informationen zählen unter anderem Beitragsnachweise, Sozialversicherungsmeldungen, Entgeltabrechnungen inklusive Korrekturen, Angaben zu Arbeits- und Fehlzeiten sowie die Stammdaten der Beschäftigten.

Damit diese Daten akzeptiert werden, dürfen ausschließlich systemgeprüfte Lohnabrechnungsprogramme verwendet werden. Diese müssen den Datenexport für festgelegte Prüfzeiträume im vorgegebenen Format ermöglichen und von der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) zertifiziert sein.

Die relevanten Daten sind bereits vor Beginn der Prüfung elektronisch an die Rentenversicherung zu übermitteln. Wichtig dabei: Die euBP ersetzt die klassische Betriebsprüfung vor Ort nicht vollständig, sondern ergänzt sie. In Fällen, in denen die digitale Prüfung keine Auffälligkeiten zeigt, kann jedoch auf eine zusätzliche Vor-Ort-Prüfung verzichtet werden.

Einbeziehung der Finanzbuchhaltungsdaten
in die digitale Prüfung ab 2025

Mit Wirkung zum 1. Januar 2025 wird der Umfang der digital bereitzustellenden Unterlagen im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung erweitert. Künftig müssen Unternehmen zusätzlich auch Daten aus der Finanzbuchhaltung, die den jeweiligen Prüfungszeitraum betreffen, elektronisch zur Verfügung stellen. Dazu zählen insbesondere Summen- und Saldeninformationen aus Sachkonten sowie aus Kreditorenkonten.

Welche Buchungskonten mindestens zu übermitteln sind, definiert die Deutsche Rentenversicherung in einer verbindlichen Übersicht. Dazu gehören unter anderem Konten für Kassenbewegungen, Verbindlichkeiten aus Lohn- und Gehaltszahlungen, Bauleistungen, Zahlungen an Versorgungseinrichtungen, Aufwendungen für Geschenke sowie verschiedene Kostenarten im Zusammenhang mit Firmenfahrzeugen oder Dienstreisen. Darüber hinaus behalten sich die Prüfer vor, bei Bedarf zusätzliche Konten oder detaillierte Buchungsinformationen anzufordern.

Voraussetzung für die elektronische Bereitstellung dieser Finanzdaten ist eine entsprechende technische Lösung. Das eingesetzte Lohnabrechnungssystem muss entweder über ein integriertes Modul zur Übermittlung von Finanzbuchhaltungsdaten verfügen oder an eine systemgeprüfte Schnittstelle angebunden sein. Alternativ kann auch eine von der ITSG zertifizierte Finanzbuchhaltungssoftware für die Datenübertragung genutzt werden.

Übergangsregelung bis Ende 2026 –
Alternative Bereitstellung der euBP-Daten

Arbeitgeber hatten und haben weiterhin die Möglichkeit, sich auf Antrag vorübergehend von der verpflichtenden elektronischen Übermittlung der euBP-Daten befreien zu lassen. Der Antrag kann unkompliziert beim jeweils zuständigen Prüfteam der Deutschen Rentenversicherung gestellt werden. Besondere Begründungen oder formale Voraussetzungen sind dafür nicht vorgesehen, weshalb entsprechende Anträge in der Praxis häufig genehmigt werden.

Wird eine solche Ausnahme bewilligt, dürfen die prüfungsrelevanten Unterlagen weiterhin auf herkömmlichem Weg bereitgestellt werden – etwa über Datenträger oder in Papierform. Diese Übergangslösung ist jedoch zeitlich begrenzt und gilt maximal bis zum 31. Dezember 2026.

Die genehmigte Ausnahme erstreckt sich nicht nur auf Entgeltabrechnungsdaten, sondern schließt auch die künftig prüfungsrelevanten Informationen aus der Finanzbuchhaltung ein. Unternehmen, die ab 2025 noch nicht in der Lage sind, Summen und Salden aus Sach- oder Debitorenkonten über ein systemgeprüftes Verfahren digital zu übermitteln, können durch einen entsprechenden Antrag Zeit gewinnen und ihre technischen Prozesse bis spätestens Ende 2026 anpassen.