HUMAN RESOURCES
- 1921gegründet
„Mir gefällt die Flexibilität von MEGA und das lösungsorientierte Arbeiten der Berater.“
Interview mit
MARKUS AHRENS
Leiter Einkauf und IT bei Filofax GmbH
Filofax –
Tradition, Qualität und modernes Organisationsmanagement
Die Software von MEGA ist kein starres System, sondern passt sich kontinuierlich unseren Anforderungen an.
Die Geschichte von Filofax beginnt mit dem Prinzip, Organisation einfach und flexibel zu machen: Inspiriert durch eine Loseblattsammlung entwickelte Colonel Disney Anfang der 1920er Jahre ein System, das Kalender, Notizen und Adressen in einem Ringordner vereinte. 1921 entstand mit Norman & Hill der Grundstein für Filofax, 1930 wurde aus der Idee eine eingetragene Marke. Prägend war die Sekretärin Grace Scurr, deren legendärer „File of Facts“ nach einem Brand die Rettung des Unternehmens ermöglichte.
Heute steht die Marke fILOFAX nicht einfach nur für Planer oder Kalender, sondern für ein langlebiges, hochwertiges und stilvolles Organisationssystem mit Charakter. Die Filofax GmbH in Mörfelden ist als 100%ige Tochter der britischen FLB Group das operative und logistische Herzstück für den deutschen Markt sowie für zahlreiche europäische Distributoren.
Diese Rolle stellt besonders hohe Anforderungen an Datenqualität, Digitalisierung und Prozesszuverlässigkeit.
Herausforderung
Die Filofax GmbH hat schon 1999 eine belastbare und zugleich flexible IT-Basis für ihre kaufmännischen Abläufe gesucht. Fündig wurden sie dabei bei den Dortmunder Softwarespezialisten HANSALOG MEGA, deren Lösung im gleichen Jahr eingeführt wurde.
Das System für Finanz- und Rechnungswesen wurde über
die Jahre regelmäßig individuell angepasst, um den sich verändernden Anforderungen gerecht zu werden.
Die MEGA-Software ist dabei nicht starr:
Individuelle Anpassungen und Schnittstellenlösungen ermöglichen eine reibungslose Integration von Außendienst, Online-Shop-Bestellungen und komplexen Buchhaltungsprozessen.
Digitalisierung
kaufmännischer Prozesse
Im Logistik-Hub in Mörfelden läuft alles digital:
Ein Sortiment von über 2.000 Produkten bildet die Grundlage für die effiziente Verarbeitung von Bestellungen aus dem Fachhandel, großen Kaufhäusern wie Galeria, Online-Plattformen wie Amazon und dem eigenen Online-Shop.
Mitarbeitende im Lager erfassen Wareneingänge und -ausgänge digital, sodass Informationen zu Produkten jederzeit aktuell vorliegen und für alle relevanten Prozesse zur Verfügung stehen.
Der Außendienst arbeitet mit einer speziell für iPads entwickelten Anwendung, über die Aufträge direkt vor Ort erfasst, Umsätze geprüft und Informationen automatisiert weitergegeben werden können. Auf diese Weise haben sowohl Innendienst als auch Buchhaltung jederzeit einen aktuellen Überblick über alle Vorgänge.
Rechnungswesen –
automatisiert, transparent, effizient
Nach der Erfassung einer Bestellung werden abrechnungstechnische Informationen automatisch erstellt und an die Finanzbuchhaltung MegaPlus® übermittelt. Zahlungseingänge, inklusive Kreditkarten- oder Online-Shop-Zahlungen, werden automatisiert zugeordnet und Teilzahlungen oder Gutschriften automatisch ausgeziffert. Dadurch entfällt aufwändiges manuelles Abstimmen, die Buchhaltung läuft reibungslos.
Individualanpassungen und Schnittstellenlösungen von MEGA ermöglichen eine flexible Gestaltung digitaler Prozesse. Aktionen, Sonderangebote und Umsatzabfragen lassen sich problemlos integrieren, egal ob im Lager, beim Außendienst oder in der Buchhaltung.
Filofax nutzt zudem die E-Rechnungsfunktion von MEGA. Eingehende elektronische Rechnungen werden automatisiert geprüft, die relevanten Daten extrahiert und direkt verbucht.
Die Filofax GmbH zeigt eindrucksvoll, wie ein Softwaresystem über Jahrzehnte hinweg mit einem Unternehmen wachsen kann. Von der Digitalisierung manueller Prozesse bis zum automatisierten Rechnungswesen – HANSALOG MEGA bildet das Rückgrat, das Flexibilität, Effizienz und Transparenz gleichermaßen gewährleistet.
Hier geht es zum Online-Shop von fILOFAX: Filofax Deutschland
Darum vertrauen uns zahlreiche
Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen.
Eine frische Brise im Restaurant hat ihren Ursprung nicht selten in kompakten Kleinraumventilatoren, aber immer mehr auch in modernen Lüftungssystemen mit Wärmerückgewinnung. Bei vielen von ihnen handelt es sich dabei um Lösungen des Unternehmens Helios Ventilatoren.
Bernd Binder
Prokurist & Leiter Finanz- und Rechnungswesen/Controlling, Helios Ventilatoren GmbH + Co. KG
Seit über 100 Jahren schützen die Itzehoer Versicherungen Hab und Gut ihrer Kunden. Viele von ihnen sind schon lange Mitglied im Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit. Man kennt sich, man schätzt sich. Das gilt seit fast 20 Jahren auch für die Zusammenarbeit mit HANSALOG MEGA.
Itzehoer Versicherung/Brandgilde von 1691 Versicherungsverein a.G.
"Die Stabilität und Datenbasis der MegaPlus® Programme für Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung sowie Personalmanagement und Entgeltabrechnung gefällt mir am besten.
Wir haben jederzeit alle Informationen, die wir brauchen, und können Daten beliebig verdichten oder aufbereiten."Stefan Paesch
Kaufmännischer Leiter , Gesamthafenbetrieb im Lande Bremen GmbH
HANSALOG MEGA sorgt bei CleanCar für reibungslose Buchungsprozesse Schon seit 1999 arbeitet CleanCar mit HANSALOG MEGA zusammen. Neben Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Kostenrechnung wird auch die Fakturierung von MEGA eingesetzt.
"MEGA ist das stabilste Programm von allen", so eine Mitarbeiterin im Rechnungswesen der CleanCar AG.
CleanCar AG
"Wir würden die MegaPlus®/ECM sofort weiterempfehlen. Durch die GoBD-konforme Archivierung unserer E-Mails müssen wir uns um nichts mehr kümmern. Individuell angepasste Archivierungsprozesse sorgen für eine vollautomatische Archivierung unserer Mails und entlasten unsere E-Mail-Server. Wird einmal kurzfristig eine ältere E-Mail benötigt, können wir diese mit nur einem Mausklick aus dem Archiv aufrufen."
Birgit Landfester
Gülde Kaltwalzwerk
"Seitdem wir unseren Rechnungseingang mit MegaPlus® organisieren, sparen wir nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Geld. Durch den fest definierten Workflow - von der Eingangsrechnung bis zur Zahlung den die zentral erfassten Rechnungen durchlaufen - behalten wir zu jeder Zeit die Übersicht über den Status unserer Eingangsrechnungen. Die Prüfungs- und Freigabeprozesse sind stets transparent, wodurch wir uns maximale Skontoerträge sichern können. Darüber hinaus entlastet uns die automatische und revisionssichere Archivierung von lästigen Routineaufgaben."
Caroline Geisler
Geibel & Hotz Schleiftechnik
Die Filofax GmbH arbeitet seit über 25 Jahren mit den Softwarelösungen von HANSALOG MEGA. "Mir gefällt die Flexibilität der MEGA-Software und das lösungsorientierte Arbeiten der Berater", so Markus Ahrens, Leiter IT- und Order Processing
Markus Ahrens
Leiter IT- und Order Processing, Filofax GmbH
Seit der Einführung 1998 bildet MEGA das Herzstück der Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Kostenrechnung – und überzeugt KS bis heute im täglichen Einsatz.
"Der gesamte Prozess wurde von MEGA eng begleitet.
Wir hatten jederzeit das Gefühl, gut aufgehoben zu sein – fachlich wie menschlich", so Gabriele Trautwein.Gabriele Trautwein
IT, Kraftfahrer-Schutz e.V
