HUMAN RESOURCES
- 230Mitarbeitende
- 600.000Mitglieder
Stabilität, Effizienz
und partnerschaftliche Zusammenarbeit
Interview mit
GABRIELE TRAUTWEIN
IT-Fachkraft
Ein Automobilclub mit hohen Ansprüchen
an sein Rechnungswesen
Der Kraftfahrer-Schutz e.V. (KS) ist mit 230 Mitarbeitenden und rund 600.000 Mitgliedern der drittgrößte Automobilclub in Deutschland.
Neben dem Hauptstandort in München betreibt der KS acht Außenstellen in Metropolregionen wie Berlin, Hamburg, Hannover, Dortmund, Mainz und Stuttgart. Als eingetragener Verein bietet der KS Dienstleistungen zur Vermittlung von Mitgliedschaften im Automobilclub sowie von Rechtsschutz- und Schutzbriefversicherungen an. Ein zuverlässiges, integriertes Finanz- und Rechnungswesen spielt dabei eine zentrale Rolle.
Die interne IT-Abteilung mit acht Fachkräften sorgt dafür, dass alle Systeme reibungslos miteinander arbeiten, darunter auch Gabriele Trautwein, die seit über 30 Jahren beim KS tätig ist.
Die Herausforderung:
Eine veraltete Buchhaltungslösung
Wir brauchten eine professionelle, zukunftsfähige Lösung – stabil, erweiterbar und mit echter Kundennähe.
Ende der 1990er-Jahre stieß die intern entwickelte Buchhaltungslösung an ihre Grenzen: wachsende Datenmengen, steigende Anforderungen und der Wunsch nach automatisierten Prozessen machten einen Wechsel notwendig.
Empfehlungen aus der Branche führten schließlich zu HANSALOG MEGA. Seit der Einführung 1998 bildet MEGA das Herzstück der Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Kostenrechnung – und überzeugt KS bis heute im täglichen Einsatz.
Softwareeinführung
auf der „grünen Wiese“
Der gesamte Prozess wurde von MEGA eng begleitet. Wir hatten jederzeit das Gefühl, gut aufgehoben zu sein – fachlich wie menschlich.
Die Einführung im Jahr 1998 startete wortwörtlich „auf der grünen Wiese“. Da alte Strukturen bei Stammdaten und Kontenrahmen ohnehin nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprachen, wurden die Grundkonfigurationen des Systems komplett neu aufgebaut.
MEGA begleitete KS dabei Schritt für Schritt, von der Installation einer neuen Serverplattform über die Systemeinrichtung bis hin zu den ersten Produktivbuchungen. Die Implementierung aller Basismodule dauerte nur wenige Wochen.
Integrierte Prozesse
durch flexible Schnittstellen
Eine besondere Herausforderung war die Integration der bestehenden Systeme beim Kraftfahrer-Schutz e.V. Neben klassischen Abrechnungssystemen nutzt der Verein viele eigenentwickelte Softwarelösungen.
Die offene Architektur von MEGA erwies sich dabei als entscheidender Vorteil:
Importstrecken, Fremdstapel, automatisierte Cronjobs und individuelle Schnittstellen konnten problemlos eingebunden werden. Heute laufen viele Prozesse vollständig automatisiert, Daten aus anderen Systemen fließen direkt und sicher in die Finanzbuchhaltung.
Auch im Tagesgeschäft überzeugt die Software:
17 Mitarbeitende arbeiten mandantenübergreifend mit MEGA. Die Lösung hat sich dabei über Jahrzehnte als stabil, skalierbar und updatesicher bewährt.
Excelbasiertes Reporting mit MegaPlus® –
ein Highlight für das Rechnungswesen
Das Reporting mit MegaPlus® EXS ist für uns ein echtes Highlight. Es erleichtert unsere Abschlussarbeiten und lässt uns flexibel mit den Daten arbeiten.
Für vorbereitende Arbeiten im Jahresabschluss setzt KS stark auf das excelbasierte Reporting mit MegaPlus® EXS. Damit lassen sich relevante Daten mandantenübergreifend, gezielt und komfortabel direkt aus der MEGA Finanzbuchhaltung in Excel abrufen, weiterverarbeiten und in das System zurückspielen.
Durch die enge Integration zwischen MEGA und Excel entstehen effiziente Prozesse, die besonders im Jahresabschluss von KS spürbar Zeit und Aufwand sparen.
Partnerschaft und Zusammenarbeit
auf Augenhöhe
Wir sind bei MEGA keine Nummer. Wir sprechen direkt mit Menschen, die uns und unsere Prozesse kennen. Das ist viel wert.
Was der Kraftfahrer-Schutz e.V. an der Zusammenarbeit besonders schätzt, ist die persönliche Betreuung durch MEGA. Während andere Anbieter auf anonyme Supportstrukturen setzen, sind bei MEGA feste Ansprechpartner Standard, mit umfassendem Fachwissen, kurzen Wegen und echter Kontinuität.
Die langjährige Zusammenarbeit mit beständigen Ansprechpersonen schafft Vertrauen und sorgt für schnelle, sichere Lösungen, gerade bei komplexen Themen wie Schnittstellen, Datenlogik oder buchhalterischen Sonderfällen.
Durch die Kombination aus technischer Offenheit, hoher Stabilität, tiefem fachlichen Know-how und persönlicher Betreuung bleibt MEGA für den Kraftfahrer-Schutz e.V. bis heute ein wesentlicher Erfolgsfaktor für ein modernes, integriertes Finanzwesen.
Darum vertrauen uns zahlreiche
Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen.
Eine frische Brise im Restaurant hat ihren Ursprung nicht selten in kompakten Kleinraumventilatoren, aber immer mehr auch in modernen Lüftungssystemen mit Wärmerückgewinnung. Bei vielen von ihnen handelt es sich dabei um Lösungen des Unternehmens Helios Ventilatoren.
Bernd Binder
Prokurist & Leiter Finanz- und Rechnungswesen/Controlling, Helios Ventilatoren GmbH + Co. KG
Seit über 100 Jahren schützen die Itzehoer Versicherungen Hab und Gut ihrer Kunden. Viele von ihnen sind schon lange Mitglied im Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit. Man kennt sich, man schätzt sich. Das gilt seit fast 20 Jahren auch für die Zusammenarbeit mit HANSALOG MEGA.
Itzehoer Versicherung/Brandgilde von 1691 Versicherungsverein a.G.
"Die Stabilität und Datenbasis der MegaPlus® Programme für Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung sowie Personalmanagement und Entgeltabrechnung gefällt mir am besten.
Wir haben jederzeit alle Informationen, die wir brauchen, und können Daten beliebig verdichten oder aufbereiten."Stefan Paesch
Kaufmännischer Leiter , Gesamthafenbetrieb im Lande Bremen GmbH
HANSALOG MEGA sorgt bei CleanCar für reibungslose Buchungsprozesse Schon seit 1999 arbeitet CleanCar mit HANSALOG MEGA zusammen. Neben Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Kostenrechnung wird auch die Fakturierung von MEGA eingesetzt.
"MEGA ist das stabilste Programm von allen", so eine Mitarbeiterin im Rechnungswesen der CleanCar AG.
CleanCar AG
"Wir würden die MegaPlus®/ECM sofort weiterempfehlen. Durch die GoBD-konforme Archivierung unserer E-Mails müssen wir uns um nichts mehr kümmern. Individuell angepasste Archivierungsprozesse sorgen für eine vollautomatische Archivierung unserer Mails und entlasten unsere E-Mail-Server. Wird einmal kurzfristig eine ältere E-Mail benötigt, können wir diese mit nur einem Mausklick aus dem Archiv aufrufen."
Birgit Landfester
Gülde Kaltwalzwerk
"Seitdem wir unseren Rechnungseingang mit MegaPlus® organisieren, sparen wir nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Geld. Durch den fest definierten Workflow - von der Eingangsrechnung bis zur Zahlung den die zentral erfassten Rechnungen durchlaufen - behalten wir zu jeder Zeit die Übersicht über den Status unserer Eingangsrechnungen. Die Prüfungs- und Freigabeprozesse sind stets transparent, wodurch wir uns maximale Skontoerträge sichern können. Darüber hinaus entlastet uns die automatische und revisionssichere Archivierung von lästigen Routineaufgaben."
Caroline Geisler
Geibel & Hotz Schleiftechnik
Die Filofax GmbH arbeitet seit über 25 Jahren mit den Softwarelösungen von HANSALOG MEGA. "Mir gefällt die Flexibilität der MEGA-Software und das lösungsorientierte Arbeiten der Berater", so Markus Ahrens, Leiter IT- und Order Processing
Markus Ahrens
Leiter IT- und Order Processing, Filofax GmbH
Seit der Einführung 1998 bildet MEGA das Herzstück der Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Kostenrechnung – und überzeugt KS bis heute im täglichen Einsatz.
"Der gesamte Prozess wurde von MEGA eng begleitet.
Wir hatten jederzeit das Gefühl, gut aufgehoben zu sein – fachlich wie menschlich", so Gabriele Trautwein.Gabriele Trautwein
IT-Fachkraft, Kraftfahrer-Schutz e.V
