Mandantenorientierte Funktionen

Allgemeine Stammdaten

Als allgemeine Stammdaten werden folgende Daten verwaltet:

Firmendaten

Firmenbezogene Daten wie Anschrift, Auf­be­wahrungs­fristen, Rück­rechnungs­tiefe, eventuelle Anbindungen Personal­abrechnungs­systeme, etc. werden in MegaPlus® als Firmendaten hinterlegt.

Kontengruppen

Mit dieser Funktion können inhaltlich zusammen­gehörende Zeit­konten zu Konten­gruppen zusammen­gefasst bzw. ausgewählte Zeit­konten, die gemeinsam auf einer Liste erscheinen sollen, zusammen­gestellt werden. Damit bilden die Konten­gruppen die Grund­lage für die Auswertungs­listen in den Konten­statistiken.

Meldungen

Den im Tagesabschlussprotokoll erscheinenden Meldungen können einer Wertung zugeordnet werden, so dass entsprechend der Auswahl­kriterien die Menge und Art der angezeigten Meldungen auf die für den jeweiligen Anwendungs­fall relevanten beschränkt wird.

Lohnarten

Die Pflege der Lohnarten geschieht in Abhängigkeit von der Anbindung an das Personal­abrechnungs­system. Bei einer entsprechenden Anbindung sind die im Personal­abrechnungs­system definierten Lohn­arten hier greifbar, andernfalls werden hier die Eck­daten der Lohn­arten hinterlegt, die mit Zeiten aus der Zeit­erfassung bestückt werden sollen.

Lohngruppen

Die Definition einer Lohngruppe bietet die Möglichkeit, bestimmten Zeit­konten verschiedene, mitarbeiter­bezogene Lohn­arten zuzuweisen, so dass beispiels­weise dem Zeit­konto "Urlaub" nur den gewerblichen Mitarbeitern eine Lohnart zugewiesen wird.

Sachbearbeiter

Mit dieser Funktion können Sach­bearbeiter eingetragen werden, die mit MegaPlus® arbeiten. Jeder Sach­bearbeiter muss sich vor der Arbeit mit MegaPlus® entsprechend autorisieren. Dem­ent­sprechend erfolgt dann die Zuordnung der weiteren Angaben, u.a. zugeordnete Drucker, Schreib- und / oder Lese­rechte für bestimmte Personen­kreise, etc. Somit wird gewähr­leistet, dass nur Sach­bearbeiter mit ent­sprechenden Be­rech­ti­gungen Daten lesen und / oder ändern können.

Arbeitszeitmodelle (Arbeitszeitabhängige Stammdaten)

Der Begriff Zeitmodelle umfasst die grund­legenden Arbeits­zeit­muster, auf deren Basis für den Arbeit­nehmer die gebuchten Zeiten bewertet werden. MegaPlus® verwendet ein drei­stufiges System mit folgenden Elementen:

Tagesprogramme

Sie sind die kleinste Einheit und beziehen sich auf Soll- Arbeits­zeit, Bewertung der Ist-Arbeits­zeit, Zeit­rahmen, Pausen­zeiten, automatische Buchungs­er­gän­zungen und falls erforderlich tägliche Umbuchungen, dazu bestimmte Schalter zur Klassifizierung des Tages­programms (z.B. mehrtägig, mit Generierung von Ist- Arbeits­zeit usw.). Die Anwendung von Definitionen aus dem Tages­programm kann aber zusätzlich von personen­spezifischen Berechtigungen abhängig gemacht werden, so dass Tages­programme in gewissem Rahmen variabel abgerechnet werden können.

Arbeitsprogramme / Wochenprogramme

Die Abfolge von Tages­programmen, z.B. innerhalb einer Woche, wird in Arbeits­programmen festgelegt. Dabei ist für den Umfang von Arbeits­programmen entscheidend, wie lange Tages­programme ohne zyklische Wieder­holung auf­ein­ander­folgen (bei Normal­schicht wiederholt sich z.B. ab Montag der Wochen­zyklus), bzw. wann eine andere Schicht beginnt (wenn also z.B. auf eine Früh­schicht­woche eine Spät­schicht­woche folgt).

Ein unregel­mäßiger Arbeits­zeit­rhythmus kann sich natürlich über einen längeren oder kürzeren Zeit­raum erstrecken als eine Woche. Daher ist die mögliche Anzahl von Tages­programmen in einem Arbeits­programm auch nahezu unbegrenzt. Innerhalb eines Arbeits­programms kann bei Bedarf einem Tages­programm noch ein Umbuchungs­programm zugeordnet werden, das Umbuchungen bezogen auf einen längeren Zeitraum durchführt.

Arbeitspläne

Der Zyklus, in dem Arbeits­programme auf­ein­ander­folgen, wird in Arbeits­plänen hinterlegt. Damit ist z.B. eine bestimmte Schicht­reihen­folge ab einem an­zu­ge­ben­den Zeit­punkt festgelegt. Im Fall einer Normal­schicht (wie z.B. für die meisten Angestellten) enthält dieser Arbeits­plan natürlich nur ein Arbeits­programm.

Jahreskalendarium

Im Kalendarium werden für beliebige Tage festgelegt, ob diese als Sonder­tage / Feier­tage ab­zu­rechnen sind. Da die Feier­tage in den einzelnen Bundes­ländern - es erfolgt eine automatische, änderbare Vor­be­legung mit den gesetzlichen Feier­tagen - unterschiedlich festgelegt sind, gibt es hier die Möglichkeit, verschiedenste Kalendarien anzulegen. Es gibt auch die Möglichkeit, firmen­spezifische Sonder­tage zu definieren, die dann ebenfalls wie Feier­tage behandelt werden können.

Abrechnungsstammdaten

Unter diesem Oberbegriff werden in MegaPlus® alle Stamm­daten zusammen­gefasst, die abhängig von ihrer Definition durch den Nutzer, das Abrechnungs­ergebnis beeinflussen.

Zeitkonten

Zeitkonten sind das Äquivalent zu den in der Lohn- und Gehalts­abrechnung geführten Lohn­arten. Auf ihnen werden bei der Bildung von Zeit­inter­vallen, die aus den einzelnen Buchungen ermittelten Zeit­werte geführt. Das heißt, jedes Zeit­intervall erhält eine Bewertung, die bei Hinter­legen einer Lohn­art, auch lohn­wirksam wird. Zeit­konten ohne Lohn­art dienen i.A. (Ausnahme: Zeit­konten für Fehl­zeiten mit DEÜV - wirksamem Fehl­grund) aus­schließ­lich Aus­wertungs­zwecken. Vom System werden einige Zeit­konten bereits beim Initialisieren eines Mandanten bereitgestellt. Diese Zeit­konten werden auch vom System verwaltet, d.h. im Rahmen des Abrechnungs­prozesses bebucht.

Zeitraster

Mit dem Zeitraster ist eine tages­zeit­ab­hängige Belegung von Zeit­konten möglich, so dass Zeit­konten bebucht werden, wenn in einem bestimmten Zeit­intervall Buchungen in der an­ge­ge­benen Buchungs­art vorliegen. Damit lassen sich z.B. Schicht­zuschläge für die jeweiligen Zeit­bereiche genau festlegen.

Mengenraster

Mit Mengen­rastern hat man die Möglichkeit, Zeit­konten in Abhängigkeit von anderen Zeit­konten zu bebuchen. Somit kann beispiels­weise ein höherer Mehr­arbeits­zuschlag gewährt werden, wenn bereits eine bestimmte Zeit Mehr­arbeit geleistet wurde. Es kann aber ebenso gut der Wert eines Zeit­kontos dupliziert werden oder aber ab einem Schwell­wert eine Umbuchung erfolgen.

Rundungsregeln

Mittels Rundungsregeln hat man bei Bedarf die Möglichkeit, Arbeits­zeiten in bestimmten Takt­ein­heiten zu runden. So kann man zum Beispiel angeben, dass bei einem Erscheinen 5 Minuten vor Arbeits­beginn, die Zeit erst ab Arbeits­beginn gezählt wird oder aber generell eine "Viertel­stunden­rundung" angewandt wird.

Buchungsarten / Fehlzeiten

Hier können bis zu 999 verschiedene Fehl­zeiten und/oder Buchungs­arten festlegt werden.
Die Standard­daten (Kommen-Buchung, Gehen-Buchung, Urlaub, LFZ, ...) sind dabei im System bereits vordefiniert.

Umbuchungsprogramme

Mittels Umbuchungs­programmen hat man die Möglichkeit, beim Tages­abschluss, nach einer Reihe von Tagen und/oder Monats­abschluss automatische Umbuchungen durch­zu­führen. Oft wird dies für die Umbuchung von Gleitzeit von einem Monat in den nächsten genutzt. Die Umbuchungen können auch in Abhängigkeit von bestimmten Gegeben­heiten definiert werden, z.B. erst bei Erreichen einer bestimmten Über­stunden­anzahl.

Sonderprogramme

Sonderprogramme können definiert werden, um für Feier­tage oder sonstige Tage vom Normal­fall abweichende Arbeits­zeit­regimes fest­zu­legen. Hierbei wird die Definition und Klassifizierung von Sonder­tagen im Jahres­kalendarium beachtet.

Formelsystem

MegaPlus® Personal­zeit­erfassung stellt standard­mäßig eine Reihe von Buchungs­regeln bereit, mit denen die Verarbeitung und Bewertung der erfassten Buchungen gesteuert werden kann. Darüber hinaus steht mit dem Formel­system ein Werkzeug zur Verfügung, das eine flexible Gestaltung des Abrechnungs­vorgangs ermöglicht. Auf das jeweils vorgegebene Zeit­konto können Werte gebucht werden, die mit einer der drei folgenden Vorschriften ermittelt werden:

  • Konstanter Wert
  • Mathematischer Ausdruck
  • Bedingung


Dabei können Zeit­konten­werte über einen variabel oder konstant vor­ge­ge­benen Zeit­raum ermittelt oder gebucht werden. Signifikante Aufsatz­punkte wie erster/letzter Tag des Monats/Jahres oder aktueller Abrechnungs­tag sind definiert und können genutzt werden.

Arbeitnehmerbezogene Stammdaten

Der vierte Stamm­daten­bereich betrifft die arbeit­nehmer­bezogenen Stamm­daten und besteht aus:

Personalbasisdaten

Bei einer Anbindung an die Personal­abrechnung werden diese Daten automatisch an MegaPlus® übergeben, so dass keine doppelte Stamm­daten­pflege nötig ist.

Personalstammdaten

Hier können PZE-spezifische Daten für individuelle Fest­legungen, z.B. Berechtigungen für Über­stunden, Mehr­arbeits­zuschläge, Rundungen, etc. hinterlegt werden.

Gruppenbezogene Stammdatenpflege

Das Eingabe­volumen kann sehr reduziert werden, wenn die gruppen­bezogene Stamm­daten­pflege je Kosten­stelle, Arbeit­nehmer­gruppe und / oder Dienst­stelle genutzt wird.